Tässä osiossa kuvataan, miten avatun tietoaineiston elinkaaren päättyminen ja tietoaineiston mahdollinen poistaminen on hyvä toteuttaa.
Avoimessa tiedossa on lähtökohtana, että avoimena tietona julkaistut tietoaineistot ovat saatavilla julkisessa verkossa niin pitkään kuin mahdollista - vaikka avatun tietoaineiston päivittäminen loppuisi, sitä ei ole tarkoitus poistaa jaosta, ellei siihen ei ole erityistä syytä.
Historiallisilla tietoaineistoilla ja pitkillä aikasarjoilla on oma tärkeä arvonsa. Esimerkiksi osassa sovelluksia on tärkeää, että historiallista dataa ja pitkiä aikasarjoja on saatavilla. Jos haluaisi vaikka tutkia avoimen datan avulla Suomen yrityksiä 1990-luvun alussa tai tehdä sovelluksen siitä, miten yritysten lukumäärä on kehittynyt edellisen 30 vuoden aikana, on tärkeää, että data on saatavilla. Visualisointi, jossa halutaan näyttää valokuvia Helsingistä edellisen 100 vuoden ajalta, ei olisi mahdollinen, jos dataa ei olisi saatavilla tai se olisi poistettu.
Milloin tieto kannattaa poistaa jaosta?
- Jos datasta löydetään sellainen virhe, joka vaatii tiedon poistamista.
- Jos tieto on vanhentunutta, eikä sillä ole enää historiallista arvoa.
- Jos tiedosta on julkaistu uusi versio, voi vanhan version poistaa jaosta.
- Vanhentunutta tietoa kannattaa kuitenkin pitää saatavilla, niin kauan, kun sitä vielä hyödynnetään.
Avatun tietoaineiston päivittämisen lopettaminen
Jos avatun tietoaineiston päivitys on loppumassa jossain vaiheessa tai jo loppunut, on hyvä kuvata tietoaineiston metatiedoissa, miksi ja milloin päivittäminen on loppunut. Lisäksi tietoaineisto kannattaa jättää edelleen avoimesti saataville, jos mahdollista.
Helsinki Region Infoshare -palvelussa on joidenkin avattujen tietoaineistojen päivittäminen päättynyt. Niistä viestitään samaan tapaan kuin merkittävistä päivityksistä. Lisäksi päivityksen päättämistä valmistaudutaan perustelemaan mahdollisten hyödyntäjien kysymysten varalta. Pääkaupunkiseudun avoimen datan elinkaaren hallintamallissa on kuvattu vastuiden jakoa avatun datan elinkaaren päättämisessä.
Esimerkki HRI:n sivuilla olevasta tietoaineistosta, jota ei enää päivitetä.
Huomioitavaa tietoaineiston poistamisessa
Tiedon hallinnoijan on tärkeää huomioida, että vaikka tietoaineiston jakaminen lopetettaisiin ja tietoaineisto poistettaisiin julkisesta verkosta, on tietoaineiston ladanneella taholla oikeus jatkaa sen hyödyntämistä tietoaineiston käyttöluvan eli lisenssin mukaisesti. Valtaosa julkishallinnon tietoaineistoista on julkaistu CC BY 4.0 eli CC Nimeä 4.0 -lisenssi tai CC0-lisenssillä.
Huomioitavaa rajapinnan alasajossa
On tärkeää harkita tarkkaan rajapinnan alasajoa ja sen tarpeellisuutta. Rajapintaa saatetaan esimerkiksi hyödyntää muissa palveluissa, jolloin niiden toimivuus on riippuvaista rajapinnan toiminnasta. Rajapinnan kautta jaettava tieto voi myös olla historiallisesti merkittävää, jolloin kannattaa harkita tietojen jakamista jossain muussa muodossa, jos rajapinta halutaan alasajaa.
Rajapinnan alasajosta tulee viestiä hyvissä ajoin ennen alasajon teknistä toteuttamista. Viestinnän tulee kattaa tarkat tiedot alasajon ajankohdasta ja tavoittaa rajapinnan käyttäjät. Lisäksi rajapinnan käyttäjiä tulisi tiedottaa, kun alasajo on suoritettu.