Tässä osiossa kuvataan, miten avattua tietoa kannattaa päivittää ja miten toimia, jos tietoaineistossa havaitaan virhe.
Avattavan tietoaineiston päivitystarpeiden hallinnassa on hyvä huomioida tietoriskien hallinta. Tiedonhallintalautakunta on antanut suosituskokoelman tiettyjen tietoturvasäännösten soveltamisesta (valtiovarainministeriön julkaisuja 2021:65), jonka mukaan tietoriskien hallinta on jatkuvaa toimintaa, johon liittyvät tavoitteet, periaatteet, vastuut ja keskeiset menettelyt tiedonhallintayksikön on hyvä kuvata.
Metatiedoissa tulisi olla kuvattuna rajapintojen ja tietoaineistojen päivityssykli, jonka mukaan päivityksiä tulisi vähintään tehdä. Mikäli tietoaineistoon tulee syystä tai toisesta muutostarpeita jo ennen seuraavaa päivitysajankohtaa, on metatiedot hyvä tarkistaa ja tarpeen mukaan päivittää muutosten yhteydessä.
Osa dataportaaleista tarjoaa tiedon hallinnoijalle mahdollisuuden saada sähköpostitse automaattinen ilmoitus, kun avatun tietoaineiston metatietoihin määritelty päivitysajankohta lähestyy. Tämä auttaa tiedon hallinnoijaa huolehtimaan tietoaineiston ja sen metatietojen ajantasaisuudesta.
Tietoaineiston päivittäminen
Tietoaineistoa voi päivittää joko niin, että lisätään tietoa olemassa olevaan aineistoon tai luodaan kokonaan uusi versio aineistosta. FAIR-periaatteet suosittelevat uuden tiedoston luomista.
Tietoaineiston koko on hyvä pitää tiedon hyödyntäjälle sellaisena, että hyödyntäminen on mahdollisimman helppoa. Yksi iso tiedosto kannattaa mieluummin jakaa useisiin tiedostoihin, sillä suuri tiedostokoko vaikeuttaa aineiston käsittelyä ja vaatii usein ohjelmointitaitoa. Suuret tiedostokoot myös asettavat korkeampia laatuvaatimuksia tietoliikenneyhteyksille.
Tietoaineistoa voi päivittää joko manuaalisesti tai automaattisesti. Jos tietoaineistoa päivitetään manuaalisesti, aineiston metatiedot tulee tarkistaa ja päivittää aina samaan aikaan datan kanssa. Kuitenkin, mikäli mahdollista, on tietoa on hyvä päivittää automaattisesti.
On myös hyvä muistaa tietoaineistoon ja tietoaineistosta viittaavien URI- ja URL-osoitteiden säännöllinen tarkistaminen, jotta tiedon hyödyntäjät löytävät tietoaineistoon.
Ohjelmointirajapinnan päivittäminen
Jos tietoa jaetaan ohjelmointirajapinnan kautta, vaikuttavat sen rakenteeseen tehtävät muutokset tiedon hyödyntäjiin. Jos ohjelmointirajapinnan rakennetta muokataan, kannattaa siitä käytännössä luoda uusi versio, sillä ohjelmointirajapinnan rakenteen muuttaminen vaatii sitä hyödyntävien ohjelmien päivittämistä. Ohjelmointirajapinnan versioinnissa tulee huomioida sekä taaksepäin yhteensopivien että yhteensopimattomien muutosten ja korjausten julkaisu. Samalla on hyvä huomioida useampien rajapintaversioiden samanaikainen tukeminen mahdollisten tarpeiden mukaisesti.
Tiedon hallinnoijan on tärkeää viestiä ohjelmointirajapintaan tehtävistä muutoksista rajapinnan kkautta tietoa hyödyntäville tai potentiaalisille hyödyntäjille joko eri viestintäkanavia hyödyntäen tai suoraan, jos rajapinnan käyttäjät ovat tiedossa API-avaimen käytön myötä. Ohjelmointirajapintojen versiopäivityksistä kannattaa viestiä etukäteen. Lisäksi rajapinnassa tehtävät muutokset on tärkeää kuvata metatiedoissa. Hyvä tapa on viestiä versioiden elinkaaresta ja antaa hyödyntäjille aikaa siirtyä uudempaan versioon.
Ohjelmointiajapintojen ylläpitämisessä kannattaa hyödyntää kansallisia API-periaatteita. Rajapintojen ylläpitämiseen on tärkeää luoda prosessi ja rajapintojen käyttöä seurata erilaisilla mittareilla. Lue lisää API-periaatteista (Valtiovarainministeriön julkaisuja 2022:12).
Avatun tiedon päivitystarpeet ja toiminta ongelmatilanteissa
Tiedosta on saatavilla uusi versio
Tietoaineiston sisältämä data tulisi aina pitää ajan tasalla.
Vaikka datasta julkaistaisiin uusi versio, datan vanhaa versiota ei yleensä kannata poistaa. Historiallinen data mahdollistaa esimerkiksi vuosittaiset vertailut.
Datan laadun parantaminen
Julkaistun tiedon laatua kannattaa pyrkiä parantamaan jatkuvasti. Tiedon hallinnoija voi esimerkiksi parantaa tiedon kattavuutta tarjoamalla tietoa useammassa eri tiedostomuodossa.
Tiedon hallinnoijan kannattaa kannustaa tiedon hyödyntäjiä kertomaan tiedon laadussa havaitsemistaan ongelmista, puutteista tai heikkouksista. Hyödyntäjät voivat antaa ehdotuksia tiedon laadun parantamiseksi.
Hyödyntäjiä voi pyytää ottamaan yhteyttä suoraan metatiedoissa määriteltyyn tahoon, esimerkiksi tiedon avanneen organisaation yhteyshenkilöön, asiakaspalveluun tai kirjaamoon.
Tiedon hallinnoijan kannattaa reagoida havaittuihin puutteisiin tai ongelmiin mahdollisimman nopeasti ja ryhtyä tarvittaviin korjaustoimiin.
Datassa havaitun virheen korjaus ja viestintä
Tiedon hallinnoijan on hyvä laatia ennalta suunnitelma sen varalle, että avatussa datassa havaittaisiin virhe tai data sisältäisi henkilötietoa tai muulla tavalla sensitiivistä tietoa tietosuoja- ja tietoturvatarkistuksista huolimatta. Suunnitelmaan on hyvä määritellä vastuuhenkilöt ja toimenpiteet, joihin tällaisissa tilanteissa ryhdytään. Organisaation on tärkeää myös suunnitella ja sopia, miten avatun tiedon tietosuoja- ja -turva-asioita seurataan ja kehitetään.
Tietosuojaan ja tietoturvaan liittyvissä ongelmatilanteissa tiedon hallinnoijan tulee reagoida välittömästi. Tiedon hallinnoijan tulee poistaa tietoaineisto jakelusta (tiedon hallinnoijan verkkosivuilta ja/tai dataportaalista), ottaa yhteys organisaation tietosuojavastaavaan ja tietoturva-asiantuntijoihin sekä käynnistää viestintätoimet ennalta laaditun suunnitelman mukaisesti.
Tiedon hallinnoijan on tärkeää reagoida nopeasti myös muihin tietoaineistoissa havaittuihin virheisiin. Tiedon hallinnoijan kannattaa tehdä nopeasti arvio siitä, miten ja milloin organisaatio voi toteuttaa tarpeelliset korjaustoimet ja viestiä asiasta viestintäsuunnitelman mukaisesti. Tiedon hallinnoija voi joko poistaa tietoaineiston toistaiseksi kokonaan jaosta tai päivittää tietoaineiston metatietoihin havaittu virhe ja todeta, milloin virhe tullaan korjaamaan.
Kriisitilanteita varten valmisteltavan suunnitelman laadinta kannattaa kytkeä osaksi organisaation kriisiviestintäsuunnitelmaa, jos sellainen on olemassa. Suunnitelman valmistelussa voi hyödyntää esimerkiksi VAHTI-yhteistyöverkoston julkaisua Tietoturvapoikkeamatilanteiden hallinta VAHTI 8/2017.
Tilastokeskuksen esimerkki reagoinnista ongelmatilanteissa
Verkkopalvelujen tai painojulkaisujen tilastotiedoissa esiintyvien virheiden korjaamisen ensisijainen tavoite on taata oikean tiedon käyttö ja varmistaa, että virheellinen tieto oikaistaan mahdollisimman tehokkaasti. Lisäksi läpinäkyvät korjausmenettelyt auttavat ylläpitämään käyttäjien luottamusta tilaston tuottajaan.
Jos tilastojulkaisussa tai verkkopalvelussa havaitaan merkittäviä virheitä, korjausmenettelyt noudattavat Suomen virallisen tilaston (SVT) julkaisuohjetta.
Pääsääntö
Olennaisesta virheestä informoidaan vähintään samalla jakelulla ja näkyvyydellä kuin alkuperäisestä tiedosta on kerrottu. Kuitenkin jos virheellinen tieto on saanut paljon julkisuutta, virhe voi edellyttää erillisen korjaustiedotteen julkaisemista alkuperäistä laajemmalla jakelulla ja näkyvyydellä.
Virheestä kertovan tiedon tulee jäädä pysyvästi näkyviin lukuun ottamatta tietokantataulukoita. Merkittävät virheet ja korjauksen ajankohta lisätään tilaston muutoksista kertovalle sivulle.
Julkistaminen ja siihen liittyvät tiedotteet
Merkittävät julkistamisen yhteydessä esiintyneet virheet korjataan julkaisemalla korjaustiedote, joka jaetaan samalla jakelulla virheellisen tiedon kanssa. Verkkopalvelussa virhe tulee korjata mahdollisimman nopeasti ja näkyvästi. Erillinen maininta korjausmenettelystä on tarpeen, esimerkiksi tilaston muutoksista kertovalla sivulla.
