Valtion virastojen, kuntien ja muiden tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettujen tiedonhallintayksiköiden tulee laatia ja ylläpitää tiedonhallintamallia, joka antaa kokonaiskuvan tiedonhallintayksikön tiedonhallinnasta. Tiedonhallintamallista käy ilmi muun muassa

• tietovarantojen nimikkeet ja käyttötarkoitukset
• tietojen luovutuskohteet ja säilytysajat.

Tiedonhallintamalli auttaa viranomaisia hallitsemaan jatkuvasti lisääntyvää tietomäärää. Malli auttaa hahmottamaan ja hallitsemaan tiedon elinkaarta sekä siten tunnistamaan ja hallitsemaan myös uusien digitaalisten palvelujen käyttämiseen liittyviä riskejä. Tiedonhallintamallin laadinta ei ole kertaluontoinen kuvausvelvoite, vaan tiedonhallintamallia on ylläpidettävä aina, kun tiedonhallintayksikön tiedonhallinnassa tapahtuu muutoksia, jotka vaikuttavat sen sisältöön.

Tiedonhallintamalli on hyödyllinen pohdittaessa tietojen jakamisen mahdollisuuksia ja se voi auttaa valitsemaan avattavaa tietoa. Tutustu Tiedonhallintalautakunnan suositukseen tiedonhallintamallista (valtiovarainministeriön julkaisuja 2020:29).

Julkisen hallinnon tiedonhallintakartta on kuvaus julkisen hallinnon tiedonhallinnan järjestämisestä. Tiedonhallintakartta antaa kokonaiskuvan siitä, mitä rekistereitä ja lainsäädäntöä on olemassa milläkin julkisen hallinnon alalla. 

Kartan avulla toimijat voivat suunnitella ja kehittää julkisen hallinnon tietovarantojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta. Tiedonhallintakartta antaa myös entistä paremmat lähtökohdat arvioida laajojen hallinnollisten tai rakenteellisten muutosten vaikutuksia tiedonhallinnasta vastaaville toimijoille.

Kartta auttaa esimerkiksi ministeriöitä valmistelemaan tietojen hallintaa ja tietovarantoja koskevia säännöksiä sekä ohjaamaan toimialansa tietovarantojen ja tietojärjestelmien yhteentoimivuutta ja suunnittelemaan yhteentoimivuuden toteutustapoja. Kartta palvelee myös hallinnon asiakkaita, kun tarvitaan näkymää siitä, miten henkilöä koskevia tietoja hallitaan julkisessa hallinnossa. 

Tiedonhallintakartan tarkoituksena on tarjota yhteiskunnan eri toimijoille yleinen näkymä siihen,

• miten tiedonhallinta on julkisessa hallinnossa järjestetty,
• mitä tietoja eri tietovarannoissa ylläpidetään ja
• millaisin edellytyksin tietoja olisi saatavilla toimijan tarpeisiin.

Tiedonhallintakartan ensimmäinen versio julkaistiin vuoden 2022 alussa Valtiokonttorin tutkihallintoa.fi-palvelussa ja se on vapaasti kenen tahansa hyödynnettävissä eri tarkoituksiin. 

Lisätietoja tiedonhallintakartasta löytyy valtiovarainministeriön verkkosivuilta.

Valtion virastojen, kuntien ja muiden tiedonhallintalaissa (906/2019) tarkoitettujen tiedonhallintayksiköiden tulee julkisesta tiedonhallinnasta annetun lain (906/2019) 28 §:n mukaan ylläpitää kuvausta sen hallinnoimista tietovarannoista ja asiarekisteristä. Tämä ns. asiakirjajulkisuuskuvaus on yksi tavoista avustaa kansalaista kohdistamaan tietopyyntönsä.

Kuvauksen on sisällettävä tietoa muun muassa 

• tietojärjestelmistä, jotka sisältävät asiarekisteriin kuuluvia tai palvelujen tiedonhallintaan kuuluvia tietoja,
• tietojärjestelmien sisältämistä tietoaineistoista tietoryhmittäin ja
• tietoaineistojen saatavuudesta avoimesti teknisen rajapinnan avulla.

Tiedonhallintayksikön on julkaistava kuvaus yleisessä tietoverkossa siltä osin kuin kuvauksen tiedot eivät ole salassa pidettäviä. Tutustu tiedonhallintalautakunnan suositukseen asiakirjajulkisuuskuvauksen laatimisesta (valtiovarainministeriön julkaisuja 2020:22).

Asiakirjajulkisuuskuvaus on korvannut viranomaistoiminnan julkisuudesta annetun lain (621/1999) 18 §:n mukaiset tietojärjestelmäselosteet. Osa julkisen hallinnon toimijoista on avannut tietojärjestelmäselosteitaan tai -luetteloitaan avoimena datana ja Suomen kuntaliitto ry julkaisi vuonna 2016 kuuden suurimman kaupungin laatiman tietojärjestelmäluettelon avaamisohjeen kunnille Avoindata-palvelussa.

Tietotilinpäätöksessä arvioidaan organisaation tiedon, tietosuojan ja tietoturvallisuuden toteutumista. Tarkoituksena on kartoittaa erityisesti tietojenkäsittelyn tilaa, henkilötietojen käsittelyn elinkaaren hallintaa ja tarvittavia kehittämistoimenpiteitä. Tavoitteena on, että tietotilinpäätös toimisi mm. johdon työvälineenä ja sisäisen valvonnan työvälineenä, tukisi tietosuojatyön tekemistä ja lisäisi tekemisen vaikuttavuutta.

Tietotilinpäätös on keskeinen osa tietosuojan toteutumisen seurantaa ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (EU 2016/679) mukaisen rekisterinpitäjän osoitusvelvollisuutta (5 artikla) sekä läpinäkyvyyden osoittamista. Osoitusvelvollisuudella tarkoitetaan sitä, että organisaation täytyy pystyä osoittamaan noudattavansa tietosuoja-asetusta henkilötietojen käsittelyssä ja toteuttavansa tietosuojaperiaatteita myös käytännössä. Tietotilinpäätös toimii myös luottamuksen osoituksena organisaation sidosryhmiin päin.

Kuntaliitto on julkaissut tietotilinpäätösmallin (docx-tiedosto), jota voi hyödyntää oman organisaation tietotilinpäätöstä suunniteltaessa ja laadittaessa. Tarkempaa tietoa tietotilinpäätösmallista löytyy Kuntaliiton esitysmateriaalista Tietotilinpäätös – mikä ja miksi (pdf) (11.9.2019).

Esimerkkejä eri julkisen hallinnon organisaatioiden tietotilinpäätöksistä:

• Tilastokeskuksen tietotilinpäätös (pdf)
• Maanmittauslaitoksen tietotilinpäätös (pdf)
• Digi- ja väestötietoviraston tietotilinpäätös
• Traficomin tietotilinpäätös (pdf)
• THL:n tietotilinpäätös
• Turun kaupungin tietotilinpäätökset
• Hämeenkyrön kunnan tietotilinpäätös (pdf)

Digi- ja väestötietoviraston ylläpitämä yhteentoimivuusalusta tarjoaa työkalut tietojen rakenteen ja semanttisen merkityksen kuvaamiseen. Näitä yhteentoimivuuden työkaluja ovat: Tietomallit, Sanastot ja Koodistot. Tavoitteena on, että tietojen tarvitsijat löytäisivät tarvitsemiensa tietojen metatietokuvaukset yhdestä paikasta.

Yhteentoimivuuden työkalujen avulla tietosisältöjä julkaisevat organisaatiot voivat kuvata, millaisia tietoja ja missä muodossa ne tarjoavat tahoille, jotka tietoja haluavat hyödyntää. Tietojen rakenteen lisäksi yhteentoimivuuden työkaluilla esitetään tietojen merkitys, jotta tietojen hyödyntäjät voivat varmistaa, ymmärtävätkö jonkin tietosisällön merkityksen itse samalla tavalla kuin tietoja julkaiseva taho.

Näiden työkalujen perusperiaatteena on hyödyntää aiempia kuvauksia mahdollisimman paljon ja linkittää uusia kuvauksia aiemmin tehtyihin. Tietojen linkittämisen ja metatietokuvausten uudelleenkäytön periaatteita on esitetty yhteentoimivuusmenetelmässä. Yhteentoimivuusalustaa ja -menetelmää on kuvattu tarkemmin vaiheen 6 osiossa Metatietojen kuvaus.

Arvokkaat tietoaineistot (High Value Datasets, HVD) määritellään Euroopan komission asetuksessa 2023/138. Ne ovat julkisen sektorin asiakirjoja ja tietoja, joilla katsotaan avoimen datan direktiivin nojalla olevan erityistä arvoa yhteiskunnalle, ympäristölle ja taloudelle. Arvokkaiden tietoaineistojen tulee olla saatavilla maksutta ja koneluettavassa muodossa rajapintojen kautta. Euroopan komission asetus perustuu avoimen datan direktiiviin, josta voit lukea lisää toimintamallin vaiheesta 2. Jos jokin asiakirja tai aineisto ei ole direktiivin soveltamisalassa, ei se myöskään ole asetuksen mukainen arvokas tietoaineisto.

Lisenssi

Direktiivin ja asetuksen mukaiset arvokkaat tietoaineistot on asetettava saataville uudelleenkäyttöä varten sellaisella lisenssillä, mikä mahdollistaa rajoittamattoman uudelleenkäytön. Sopivia lisenssejä ovat esimerkiksi CC0-lisenssi tai vaihtoehtoisesti Creative Commons BY 4.0 -lisenssi tai jonkin vastaava tai vähemmän rajoittava avoin lisenssi.

Metatiedot

Julkisen sektorin elinten, joilla on direktiivin määrittämiä arvokkaita tietoaineistoja, on varmistettava, että aineistot on metatietokuvauksessa nimetty arvokkaiksi tietoaineistoiksi. Täytäntöönpanoasetus sisältää myös sektorikohtaisia tarkempia vaatimuksia metatiedoista. Metatiedoista ja niiden kuvailemisesta voit lukea tarkemmin toimintamallin vaiheesta 6.

Mitä ovat arvokkaat tietoaineistot?

Arvokkaat tietoaineistot jaetaan täytäntöönpanoasetuksen mukaan kuuteen eri teemaluokkaan:

1. Paikkatiedot
2. Maan havainnointi ja ympäristö
3. Säätiedot
4. Tilastotiedot
5. Yritys- ja yritysten omistustiedot
6. Liikkuvuustiedot

Mitä hyötyä arvokkaiden tietoaineistojen avaamisesta on?

Arvokkaat tietoaineistot vähentävät Euroopan komission mukaan merkittävästi Euroopan datavetoisten markkinoiden markkinoille pääsyn esteitä ja lisäävät tietoaineistojen uudelleenkäytön määrää. Nämä edistävät muun muassa tutkimusta, uusien digitaalisten palvelujen syntymistä ja olemassa olevien palvelujen tai liiketoimintaprosessien parantamista.

Paikkatietojen ja liikkuvuustietojen uudelleenkäyttö voi avata liiketoimintamahdollisuuksia logistiikalle tai liikennesektoreille sekä tehostaa julkisten palvelujen tarjoamista esimerkiksi ymmärtämällä liikennevirtoja liikenteen tehostamiseksi.

Maan havainnointi- ja ympäristötietojen sekä säätietojen (esim. tutkatiedot, ilmanlaatu, maaperän saastuminen, luonnon monimuotoisuus) avulla voidaan tukea esimerkiksi tutkimusta ja tietoon perustuvaa päätöksentekoa erityisesti ilmastonmuutoksen ja sen vaikutusten torjunnassa.

Tilastotiedot (esim. työmarkkinat, väestörakenne, teollisuustuotanto) helpottavat esimerkiksi mahdollisten politiikkatoimien vaikutusten ennustamista.

Yritys- ja yritysten omistustiedot lisäävät markkinoiden läpinäkyvyyttä ja mahdollistavat yksityisten investointien tai julkisen tuen paremman kohdentamisen. Yrityksiä koskevien tietojen laajemmalla saatavuudella on selkeitä sosiaalisia etuja esimerkiksi rikollisuuden torjunnassa (ml. talousrikollisuus), kansalaisten osallistumisen lisäämisessä ja liiketoimien avoimuudessa..

Henkilötiedot

Avoimen datan direktiiviä ja arvokkaita tietoaineistoja koskevaa asetusta ei sovelleta asiakirjoihin, joiden saatavuutta tai luovuttamista on rajoitettu henkilötietojen suojan nojalla. Yleisen tietosuoja-asetuksen noudattaminen on aina varmistettava henkilötietojen käsittelyn osalta.

Tiedon arvon ymmärtäminen on kehittynyt merkittävästi viimeisen 20 vuoden aikana. Enää ei esimerkiksi ajatella, että julkinen hallinto tuottaisi arvon yksin, vaan arvo tuotetaan yhdessä muun yhteiskunnan kanssa. Arvon luonti tapahtuu siis usein ekosysteemin kaltaisissa rakenteissa, joissa useat organisaatiot luovat arvoa yhdessä. Organisaatiot tuottavat arvoa yhdessä asiakkaidensa kanssa eli arvon luontiin osallistuvat sekä tiedon avaajat että tiedon hyödyntäjät.

Tiedon avaaminen tuottaa arvoa sen mukaan, miten paljon ja millä tavoin tiedon hyödyntäjät käyttävät avattua tietoa. Arvopyramidia voidaan hyödyntää tietoaineistojen arvon määrittämisessä esimerkiksi selvittämällä pyramidiin asetettujen arvoa tuovien elementtien tärkeysjärjestys tiedon hyödyntäjiltä. Tämä auttaa muodostamaan todellista kuvaa avattavan tietoaineiston tuomasta arvosta.

Arvoa tuovia elementtejä voidaan jaotella arvopyramidin mukaisesti viiteen eri tasoon, jotka ovat

• inspiroiva arvo,
• yksilöllinen arvo,
• liiketoiminnan helppouden arvo,
• toiminnallinen arvo ja
• minimivaatimusten arvo.

Kuva: Maslowin tarvehierarkiaan perustuva arvopyramidi (mukailtu lähteestä: The B2B Elements of Value, Harvard Business Review)

Pyramidin alemmilla tasoilla olevat arvot ovat objektiivisempia ja näiden arvojen mittaaminen ja siten myös hyödyntäminen tietoaineistojen arvon tunnistamisessa on helpompaa. Mitä ylemmäs pyramidin tasoilla edetään, sitä subjektiivisempia arvot ovat ja samalla myös arvojen mitattavuus vaikeutuu.

Mahdolliset tietopyynnöt ja palautteet kirjataan organisaatioissa tiedonhallintayksikön asiarekisteriin tai palautejärjestelmiin. Näiden pyyntöjen ja palautteiden analysointi voi auttaa tunnistamaan tietoaineistoja, joille on tarvetta laajemmassa käytössä. Palautteen käsittely kannattaa toteuttaa läpinäkyvällä tavalla.

Jos organisaatio on julkaissut tietoaineistoistaan kuvailu- tai muuta tietoa verkkosivuillaan, voi organisaatio analysoida verkkosivun käyttötilastoja ja selvittää, mitkä aineistot mahdollisesti kiinnostavat kävijöitä eniten.

Esimerkiksi Avoindata-palvelu kerää tilastotietoa muun muassa tietoaineistojen näyttökerroista ja latausmääristä. Näitä voi tarkastella palvelun Tilastot-sivuilta sekä yksittäisten tietoaineistojen sivuilta.

Organisaatio voi julkaista esimerkiksi sosiaalisessa mediassa kyselyn, jossa potentiaalisilta datan hyödyntäjiltä kysytään, minkälaista dataa he haluaisivat saada käyttöönsä ja mihin tarkoituksiin he sitä käyttäisivät. Esimerkiksi Ilmatieteen laitos on kartoittanut käyttäjäkyselyillä toiveita avattavista datoista.

Tiedon hyödyntäjien tarpeita voi selvittää kokeilemalla tiedon avaamista pilotoinnilla eli avaamalla ensin vain pienen osan datasta ja kohdentamalla tarjonnan rajatulle hyödyntäjäryhmälle. Parhaassa tapauksessa pilottikäyttäjiltä voi saada nopeasti ensimmäiset dataa hyödyntävät sovellukset, joita voi esitellä esimerkkeinä datan hyödyntämisestä. Pilotoinnin aikana voi tulla ilmi myös muita tietotarpeita. 

Pilotointi kannattaa erityisesti, jos on todennäköistä, että avattavasta datasta kiinnostuu useampi ryhmä. Ensin voi avata valittua kohderyhmää todennäköisimmin kiinnostavaa dataa heitä hyödyntävässä muodossa. Pilotointia suunnitellessa tulisi muistaa päättää myös pilotoinnin lopettamisesta. Pilotoinnista ei voi suoraan edetä tuotantoon, vaan tuotannollisen järjestelmän suunnittelu on tehtävä erikseen. Pilotoinnin jälkeen voi avata myös muita tietoaineistoja sekä lisätä datan saatavuutta erilaisilla tiedostomuodoilla.

Tässä on esitelty muutamia tiedon hyödyntäjäryhmiä:

• Viranomaiset: Viranomaisten on helppo hyödyntää toisen viranomaisen avointa dataa, sillä silloin tiedon uudelleenkäyttöön ei tarvita monimutkaisia sopimuksia tai esimerkiksi lainsäädännöstä tulevaa perustetta. Esimerkiksi kunnan ja valtion yhteistyö voi perustua tiedon jakamiseen avoimena datana.
• Innovaattorit: Innovaattoriryhmä muodostuu sellaisista yksittäisistä hyödyntäjistä, jotka omaksuvat uudet innovaatiot nopeasti. Heiltä voi saada hyviä ideoita datan hyödyntämiseen, mutta ryhmän kerääminen voi olla haastavaa.
• Yksittäiset kehittäjät: Yksittäiset kehittäjät ovat datan kokeellisia käyttäjiä, jotka voivat testata rajapintoja ja tutkia, minkälaista dataa organisaatiolta löytyy. Uusien ajatusten testaaminen tämän ryhmän kanssa voi olla nopeaa ja hedelmällistä.
• Pienet yritykset: Pienet yritykset omaksuvat usein uudet tietolähteet käyttöön nopeammin kuin suuret yritykset. Yhteistyö pienen yrityksen kanssa voi vaatia tiivistä asiakastukea.
• Suuret yritykset: Suurten yritysten toimintaa ohjaa usein liiketoimintapaine, ja kehitysprosessit voivat olla pitkiä ja raskaita. Suuret yritykset voivat haluta, että avattu data on jatkuvasti ja luotettavasti saatavilla sekä asiakastuki on korkeatasoista ja ympärivuorokautista.
• Datan yhdistelijät: Datan yhdistelijät edistävät avoimen datan mahdollisimman laajaa käyttöä. Yhdistelijät keräävät dataa eri lähteistä luoden omia kokonaisuuksiaan, joita he jakavat edelleen. Yhdistelijä voi esimerkiksi kerätä eri rajapinnoista liikennevälineiden aikataulutietoja ja tehdä näistä sovelluksen, jonka kautta käyttäjä saa kaikkien liikennemuotojen aikataulut.
• Korkeakouluopiskelijat: Eri alojen opiskelijaryhmiä on helppo tavoittaa esim. kurssiyhteistyön kautta, ja opiskelijat tekevät paljon erilaisia projekteja ja opinnäytetöitä.

Tiedon käyttäjien tarpeita voi selvittää myös esimerkiksi dataäänestyksillä, haastatteluin, organisaation sisäisten tarpeiden tunnistamisella tai tarjoamalla hyödyntäjille työkalu tietoaineistojen pyytämiseen.

Organisaation on hyvä ilmaista halunsa ottaa vastaan datatoiveita ja tarjota tapa niiden vastaanottamiseen (esim. tietty sähköpostiosoite tai erillinen verkkolomake). Keskustelua hyödyntäjien datatoiveista voi käydä myös tapahtumissa. 

Esimerkiksi HRI järjestää säännöllisesti kehittäjätapaamisia, joissa otetaan vastaan datatoiveita. Aika ajoin tapaamisissa on esillä myös datoja, joiden avaamista vasta suunnitellaan, jolloin tapahtumassa voi kerätä tulevilta käyttäjiltä toiveita vaikka datan muodosta ja formaatista. Lue lisää HRI:n datatoiveista ja kehittäjäyhteistyöstä.